7 Złotych Zasad Tworzenia Umów

Każdego dnia zawieramy rozmaite umowy. Niezależnie od tego, czy kontraktujemy w drobnych, bieżących sprawach życia codziennego, czy podpisujemy ważny z punktu widzenia życiowych interesów dokument, warto wziąć pod uwagę kilka podstawowych reguł, które pomagają uniknąć przykrych konsekwencji nieznajomości prawa.

Pojęcie umowy

Umowa jest rodzajem czynności prawnej. Dochodzi ona do skutku dopiero wtedy, gdy co najmniej dwa podmioty prawa złożą zgodne oświadczenia woli, co odróżnia ją od czynności prawnych jednostronnych. Umowa może być dwustronna albo wielostronna (typowym przykładem jest tu umowa spółki). Charakterystyka poszczególnych umów pozwala na przypisanie niektórym spośród nich cechy konsensualności (np. umowa sprzedaży) albo realności (np. umowa przechowania). Ponadto treść postanowień umowy może prowadzić li tylko do skutku zobowiązującego (np. umowa przedwstępna zobowiązująca do zawarcia umowy o pracę), albo zobowiązująco-rozporządzającego (np. umowa sprzedaży rzeczy oznaczonej co do tożsamości). Część umów na gruncie polskiego prawa należy do czynności prawnych nieodpłatnych (np. darowizna, użyczenie). Po drugiej stronie zaś usytuowane są umowy, których każda ze stron uzyskuje jakąś korzyść majątkową (czynności prawne odpłatne – np. umowa o dzieło, umowa zamiany, umowa dzierżawy, umowa najmu).

Na podstawie całokształtu przepisów prawnych odnoszących się do zobowiązań umownych można wyodrębnić kilka podstawowych zasad tworzenia umów cywilnych.

Zasada pierwsza - przestrzegaj wymogów co do formy czynności prawnej

Umowa składa się z oświadczeń woli jej stron. Wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (zob. art. 60 k.c.). Co do zasady zatem możliwe jest zawarcie umowy poprzez złożenie stosowanych oświadczeń woli w formie ustnej, a nawet przez czynności konkludentne (dorozumiane), o ile ustawa nie zastrzega wyjątku.

Niektórych czynności prawnych dokonuje się jednak z uwzględnieniem szczególnych zasad dotyczących formy. I tak wyróżniamy następujące szczególne formy czynności prawnych:
• forma dokumentowa,
• zwykła forma pisemna,
• forma pisemna z poświadczeniem daty,
• forma pisemna z poświadczeniem podpisu,
• akt notarialny,
• forma elektroniczna.

Jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, dokumentową albo elektroniczną, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności (art. 73 § 1 k.c.). Zwykłą formę pisemną pod rygorem nieważności ustawodawca zastrzegł dla umowy o przejęcie długu (art. 522 k.c.), umowy leasingu (art. 709[2] k.c.), czy umowy o ograniczenie działalności konkurencyjnej agenta (art. 764[6] k.c.).

Jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę szczególną, czynność dokonana bez zachowania tej formy jest nieważna. Nie dotyczy to jednak wypadków, gdy zachowanie formy szczególnej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej (art. 73 § 2 k.c.). Wśród czynności prawnych, dla których ustawodawca zastrzega szczególną formę, znajduje się np. umowa zobowiązująca do przeniesienia własności nieruchomości (art. 158 k.c. – akt notarialny), zbycie lub wydzierżawienie przedsiębiorstwa (art. 75[1] § 1 k.c. – forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi), umowa o ustanowienie zastawu na prawie (art. 329 § 1 k.c. – forma pisemna z datą pewną).

Niekiedy same strony umowy mogą zastrzec określoną formę, stanowiąc jednocześnie o skutkach jej niezachowania. Takie zastrzeżenie ma znaczenie tylko dla stosunku prawnego łączącego konkretne, dokonujące czynności prawnej osoby. Jeżeli strony zastrzegły w umowie, że określona czynność prawna między nimi ma być dokonana w szczególnej formie, czynność ta dochodzi do skutku tylko przy zachowaniu zastrzeżonej formy. Jednakże gdy strony zastrzegły dokonanie czynności w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, nie określając skutków niezachowania tej formy, w razie wątpliwości poczytuje się, że była ona zastrzeżona wyłącznie dla celów dowodowych (art. 76 k.c.). Często spotykanym w praktyce postanowieniem umownym jest zastrzeżenie formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Uwaga
Zastrzeżenie formy umowy wywołuje skutek także co do wszelkich późniejszych aneksów zmieniających jej postanowienia, jak też zdarzeń prowadzących do ustania powstałego na skutek jej zawarcia stosunku prawnego. Uzupełnienie lub zmiana umowy wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia (zob. art. 77 § 1 k.c.).

W pozostałych przypadkach, jeżeli umowa została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron, jak również odstąpienie od niej albo jej wypowiedzenie wymaga zachowania formy dokumentowej, chyba że ustawa lub umowa zastrzega inną formę (art. 77 § 2 k.c.). Jeżeli umowa została zawarta w innej formie szczególnej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia. Natomiast odstąpienie od takiej umowy albo jej wypowiedzenie powinno być stwierdzone pismem (zob. art. 77 § 3 k.c.).

Ważne
Zastrzeżenie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej bez rygoru nieważności ma ten skutek, że w razie niezachowania zastrzeżonej formy nie jest w sporze dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania tej czynności. Wyjątek w tej mierze zachodzi wówczas, gdy zachowanie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej. W tej sytuacji dowody z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności są dopuszczalne (zob. art. 74 § 1 k.c.). Mimo niezachowania formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej przewidzianej dla celów dowodowych dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron również jest dopuszczalny wtedy, gdy obie strony wyrażą na to zgodę, żąda tego konsument w sporze z przedsiębiorcą, albo fakt dokonania czynności prawnej jest uprawdopodobniony za pomocą dokumentu (zob. art. 74 § 2 k.c.).

Warto pamiętać, że przepisów o skutkach niezachowania formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej przewidzianej dla celów dowodowych nie stosuje się do czynności prawnych w stosunkach między przedsiębiorcami (art. 74 § 4 k.c.).

Zasada druga - nazwij umowę

Tytuł umowy nie stanowi jej obligatoryjnego elementu (nie należy do części merytorycznej umowy), ale może wskazywać kierunek interpretacji jej postanowień merytorycznych. Umowa, której nadano tytuł (umowa zlecenia, umowa o dzieło, umowa przechowania itd.) nabywa element dalszego kontekstu językowego, przez pryzmat którego mogą być analizowane jej postanowienia pod kątem celu jej zawarcia oraz zgodnego zamiaru stron. W tym zakresie w orzecznictwie sądowym wyrażono pogląd polegający na przyjęciu, że o typie (rodzaju) umowy decyduje zgodny zamiar stron i cel umowy, który może być wyrażony także w nazwie umowy (zob. wyr. SN z 18.6.1998 r., I PKN 191/98, http://www.sn.pl).

Zasada trzecia - precyzyjnie określ strony

Maksymalne dookreślenie stron umowy ma znaczenie dla jej prawidłowego wykonania, ale także dla potrzeb wynikających ze sporów powstałych na jej gruncie. Prawidłowy opis strony umowy pozwala skutecznie:
• składać oświadczenia woli związane z wykonywaniem umowy,
• składać oświadczenia wiedzy związane z wykonywaniem umowy, oraz
• dokonywać czynności procesowych.

Osoby fizyczne należy określać w umowie nie tylko z imienia i nazwiska, ale także poprzez wskazanie adresu czy innych cech indywidualizujących (może to być seria i numer dowodu tożsamości lub nr PESEL). Osoby prawne określa się w szczególności poprzez wskazanie pełnej ich nazwy z podaniem właściwych numerów KRS oraz REGON. Rozwiązaniem w tej mierze okazuje się często dołączenie do umowy aktualnego odpisu KRS, który potwierdza również umocowanie osoby działającej w imieniu określonego podmiotu. Ma to znaczenie na gruncie przepisów o skutkach prawnych działalności tzw. rzekomego organu.

O ile jednostki organizacyjne o prywatnym wkładzie własnościowym występują w imieniu własnym, o tyle w przypadku państwowych jednostek organizacyjnych znaczenia nabiera termin statio fisci. Jednostki budżetowe nie mają osobowości prawnej i w obrocie prawnym funkcjonują jako jednostki organizacyjne Skarbu Państwa (stationes fisci). Posiadają one pewien zakres uprawnień składających się na samodzielność w zakresie gospodarki finansowej oraz gospodarowania mieniem przekazanym w zarząd, jednak mimo wyodrębnienia organizacyjnego, majątkowego i finansowego, korzystają z osobowości prawnej Skarbu Państwa, a to oznacza, że nie działają w imieniu własnym (szerzej zob. wyr. WSA we Wrocławiu z 21.11.2012 r., I SA/Wr 989/12, http://orzeczenia.nsa.gov.pl i podane tam orzecznictwo). W ewentualnym postępowaniu sądowym to wyłącznie Skarb Państwa występuje jako podmiot prawa cywilnego. Natomiast państwowe jednostki organizacyjne mają pozycję jedynie jego reprezentantów (zob. wyr. SA we Wrocławiu z 17.1.2014 r., I ACa 1428/13, http://orzeczenia.wroclaw.sa.gov.pl).

Zasada czwarta - określ essentialia negotii

Postanowienia przedmiotowo istotne (essentialia negotii) mają duże znacznie w przypadku umów nazwanych. Dzięki tego rodzaju postanowieniom możliwe jest przyporządkowanie zawartej umowy określonej grupie regulacji normujących prawa i obowiązki stron. Czasami umowy zdradzają cechy dwóch albo większej liczby umów nazwanych, bądź zawierają postanowienia niespotykane w umowach nazwanych. W pierwszym przypadku określeniu typu umowy służy analiza jej przeważających postanowień. Na przykład na gruncie przepisów normujących stosunek pracy przyjmuje się w orzecznictwie sądowym, że jeśli zawarta przez strony umowa zawiera cechy umowy o pracę oraz umowy cywilnej (np. umowy o wykonanie usług), to dla oceny uzgodnionego przez jej strony rodzaju stosunku prawnego decydujące jest ustalenie, które z tych cech mają charakter przeważający (zob. wyr. SN z 24.6.2015 r., II PK 189/14, http://www.sn.pl). Do umów nienazwanych natomiast postuluje się stosowanie norm dotyczących umów w ogólności oraz ewentualnie w drodze analogii norm dotyczących ustawowych typów umów w zakresie, w jakim jest to uzasadnione podobieństwem regulowanych zachowań (zob. Z. Radwański, J. Panowicz-Lipska, Zobowiązania-część szczegółowa, Warszawa 2008, s. 9).

Zasada piąta - kompletnie ureguluj stosunek prawny

Stworzenie odpowiadającej potrzebom stron oraz zgodnej z prawem powszechnie obowiązującym umowy niejednokrotnie wymaga zarówno wiedzy prawniczej, jak i odpowiedniego doświadczenia życiowego. Twórca umowy powinien przeanalizować potrzeby i sytuację stron, a następnie ukształtować jej postanowienia w sposób przewidujący jak najwięcej możliwych sytuacji faktycznych, które mogą stanowić przedmiot zainteresowania kontraktujących.

Teoretycznie umowę w zwykłej formie pisemnej można stworzyć nie tylko z pominięciem tytułu. Niejednokrotnie ważnie i skutecznie można zawrzeć umowę przy użyciu jednego tylko zdania, pod którym podpiszą się strony. Tak jednak nie należy czynić z dwóch powodów. Po pierwsze, strony mają możliwość, oprócz postanowień przedmiotowo istotnych, uregulować szereg dodatkowych postanowień z uwagi na semiimperatywność lub dyspozytywny charakter regulacji ustawowych. Niekorzystne tym samym może okazać się pozostawienie ukształtowania stosunku prawnego na zasadzie automatyzmu prawnego przepisom ustaw. Po drugie natomiast – gros uczestników obrotu prawnego nie ma pojęcia o obowiązywaniu określonej treści przepisów prawnych, z których wynika szereg praw i obowiązków o charakterze prywatnoprawnym, a także – co równie istotne – o charakterze publicznoprawnym. Stąd niekiedy warto przeszczepiać do umów postanowienia przepisów prawnych po to, by zachować świadomość kontrahentów w obszarze ich sytuacji prawnej i uchronić ich przed przykrymi konsekwencjami nieznajomości prawa.

Zasada szósta - konsekwentnie używaj tych samych nazw

Do oznaczenia jednakowych pojęć należy używać jednakowych określeń, a różnych pojęć nie należy oznaczać tymi samymi określeniami. Wzorem aktów normatywnych, takich jak ustawy, umowy mogą zawierać definicje. Należy je konsekwentnie stosować po to, by wyraz raz zdefiniowany był jednoznaczny. Definicje mogą być równościowe, składające się z członu definiowanego (definiendum), łącznika oraz członu definiującego (definiens). Zwrócono uwagę w literaturze, że dobrze jest, gdy definicja ma następującą budowę: „wyraz A znaczy tyle, co wyrażenie: B mające cechę C". Definicja taka (zwana definicją treściową albo klasyczną) powinna zatem polegać na podaniu rodzaju i różnicy gatunkowej (o definicjach szerzej zob. Z. Ziembiński, Logika praktyczna, Warszawa 2006, s. 48).

Poniżej znajduje się przykład definicji zbudowanej na potrzeby umowy o dzieło.

§ …

Użyte w Umowie określenia oznaczają:
1) dzieło – stół z drewna mahoniowego na planie prostokąta o wymiarach 200 cm na 400 cm;
(…)

Niekiedy też spotkać można w umowach definicje nieklasyczne (zakresowe). W literaturze wykładni prawa wskazuje się, że „Sformułowanie definicji nieklasycznej polega na tym, że w jej definiensie wyróżnia się nazwy, których zakresy wchodzą w zakres nazwy definiowanej” (tak M. Zieliński, Wykładnia prawa. Zasady, reguły, wskazówki, Warszawa 2010, s. 208).

Poniżej znajduje się przykład definicji zakresowej zastosowanej w umowie najmu lokalu.

§ …

Użyte w Umowie określenia oznaczają:
1) meble – szezlong, narożnik, pufa, szafa oraz stół;
(…)

Definicje mogą być umieszczone w specjalnie wydzielonym fragmencie tekstu (w tzw. słowniczku), ale także mogą funkcjonować w treści postanowień umownych (w formie tzw. definicji nawiasowych) lub nawet jako oddzielne postanowienie umowy.

Konsekwencja w stosowaniu tych samych nazw w umowie dotyczy również tego, przy użyciu jakich określeń będą oznaczane strony. Zwyczajem jest oznaczanie stron przy użyciu określeń stosownych do typu umowy. Przykładowo, w umowie zlecenia stronami są „zleceniodawca” i „zleceniobiorca”, w umowie o dzieło – „zamawiający” i „wykonawca dzieła”, w umowie sprzedaży – „kupujący” i „sprzedający” itd. Stosowne określenia przyporządkowuje się stronom już w komparycji. Określenie raz przyporządkowane powinno być stosowane w tym samym brzmieniu w całej umowie.

Zasada siódma - twórz zrozumiałe postanowienia umowne

Idealna umowa powinna być tak skonstruowana, aby nie było konieczne późniejsze odwoływanie się do zasad jej interpretacji. Taka sytuacja zwykle oznacza, że strony odmiennie rozumiały postanowienia umowy na etapie jej projektowania i odmiennie rozumieją swoje wzajemne prawa i obowiązki na etapie wykonywania umowy.

Aby zapobiec tego rodzaju problemom, w umowie należy:
• posługiwać się poprawnymi wyrażeniami językowymi (niewłaściwe jest np. określenie „lubieją” zamiast „lubią”, czy „wziąść” zamiast „wziąć”);
• redagować zdania zgodnie z powszechnie przyjętymi regułami składni języka polskiego;
• używać wyrazów (wyrażeń językowych) w ich podstawowym znaczeniu (np. „ładunkiem” jest przede wszystkim towar ładowany na środek transportowy, a nie materiał wybuchowy znajdujący się w pocisku);
• unikać posługiwania się określeniami obcojęzycznymi, chyba że nie mają dokładnego odpowiednika w języku polskim lub weszły do powszechnego użycia w języku polskim (takim określeniem, które weszło do powszechnego użycia jest np. „leasing”. W przypadku konieczności użycia określenia, które nie ma odpowiednika w języku polskim, warto wskazać jego znaczenie w formie definicji).

__________________________________________________

Treści publikowane w serwisie internetowym PlanetaPrawo.pl mają charakter informacyjno-edukacyjny. Nie stanowią one porad prawnych i nie zastępują profesjonalnej pomocy prawnej. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek skutki związane z ich wykorzystywaniem. Wszelkie prawa zastrzeżone – powołując się na publikację podaj źródło. Wykorzystywanie zawartości serwisu internetowego PlanetaPrawo.pl jako danych treningowych AI jest zabronione.

PlanetaPrawo.pl - przepisy, praktyczne komentarze, orzecznictwo, marketing prawniczy

Polub nas na Facebooku, obserwuj nas na Twitterze oraz Instagramie