Digitalizacja dokumentów w firmie – jak usprawnić obieg i ograniczyć koszty

Źródło grafiki: https://pixabay.com/photos/technology-internet-business-tablet-4295955/

Papierowy obieg dokumentów wiąże się z kosztami, stratą czasu i ryzykiem błędów, które mogą wiązać się z nieprzyjemnymi konsekwencjami. Coraz więcej firm zaczyna digitalizację właśnie od procesu, jakim jest wysyłka dokumentów. To prosty krok, który szybko przynosi realne oszczędności i usprawnia działanie całej organizacji. Przeczytaj, aby dowiedzieć się więcej!

Papierowy obieg dokumentów – gdzie naprawdę tracimy najwięcej?

Dla wielu firm papierowe dokumenty wciąż wydają się neutralnym rozwiązaniem. Ot, parę stron do wydrukowania i podpisania. Ale w skali miesiąca, czy roku to już realne koszty. Czas poświęcony na przygotowanie fizycznej wysyłki dokumentów, oczekiwanie na podpisy, ponowne skanowanie i archiwizowanie to wszystko zabiera dziesiątki godzin.

Do tego dochodzi ryzyko: ktoś odłoży dokument na biurku, ktoś inny zgubi kopię, jeszcze ktoś zapomni przesłać finalną wersję. Nie wspominając o sytuacjach, gdy dokument zostaje źle podpisany, trafia do niewłaściwej osoby albo... zwyczajnie nie zostaje odesłany na czas. Każdy z tych scenariuszy może opóźnić procesy, a w niektórych branżach narazić firmę na odpowiedzialność prawną.

Od czego zacząć digitalizację dokumentów w firmie?

Nie trzeba od razu wdrażać ogromnych systemów. Warto zacząć od najprostszych i najczęstszych typów dokumentów: umowy z klientami, faktury kosztowe, dokumenty kadrowe czy rejestry operacyjne. W ich przypadku standaryzacja i cyfrowy obieg przynoszą szybki efekt.

Najważniejszy jest wybór rozwiązania, które pozwoli nie tylko wygodnie pracować na plikach, ale także zapewni kontrolę nad tym, kto i kiedy uzyskuje dostęp do danej wersji. Coraz popularniejsze stają się narzędzia, które umożliwiają nie tylko wysyłkę dokumentów, ale też ich zdalne podpisywanie i automatyczne archiwizowanie.

Dla wielu firm punktem wyjścia jest właśnie uproszczenie etapu doręczania dokumentów, czyli momentu, w którym wszystko może się rozjechać. Tu dobrym przykładem jest e‑SmartCourier, czyli rozwiązanie, które automatyzuje i zabezpiecza proces wysyłki. Szczegóły znajdziesz na https://inpost.pl/e-smartcourier.

Wysyłka dokumentów w wersji cyfrowej – co trzeba mieć na uwadze?

Przejście na cyfrowy obieg to nie tylko wygoda, ale również nowe obowiązki. Firmy muszą zadbać o to, by pliki były odpowiednio zabezpieczone, zapisane w trwałym formacie (np. PDF z blokadą edycji), a odbiorca mógł zostać zidentyfikowany bez wątpliwości.

Wysyłka dokumentów powinna uwzględniać takie elementy jak:

potwierdzenie odbioru,

możliwość zdalnego podpisu (kwalifikowanego, zaawansowanego lub biometrycznego),

pełna kontrola nad historią dokumentu (kto, kiedy i co podpisał),

zgodność z obowiązującymi przepisami, w tym RODO.

Dlatego warto korzystać z rozwiązań, które zostały zaprojektowane z myślą o firmach – takich jak e‑SmartCourier. Usługa od InPost umożliwia dostarczanie dokumentów do odbiorcy w wersji elektronicznej, a następnie złożenie podpisu biometrycznego na tablecie i przekazanie gotowego, zabezpieczonego pliku PDF z powrotem do nadawcy.

Co zyskuje firma dzięki cyfrowemu obiegowi dokumentów od InPost?

Korzyści widać już po kilku tygodniach od wdrożenia. Najważniejsze z nich to:

Oszczędność czasu – dokument trafia do odbiorcy bez długotrwałego procesu obsługi dokumentów.

Mniej błędów – automatyzacja usuwa ryzyko wynikające z działań ręcznych.

Lepsza kontrola – dostęp do historii dokumentu, potwierdzenia podpisu.

Większa przewidywalność – brak zaskoczeń, że coś nie dotarło lub zostało zgubione.

Większa elastyczność – możliwość pracy zdalnej, bez konieczności fizycznej obecności osób podpisujących.

To wszystko przekłada się na sprawniejszą obsługę klienta, szybsze zamknięcie transakcji, lepsze relacje z partnerami i mniejsze ryzyko wewnętrznych zatorów.

Digitalizacja to inwestycja w efektywność wysyłki dokumentów

Digitalizacja obiegu dokumentów to nie jest temat zarezerwowany dla dużych korporacji. To konkretna decyzja operacyjna, która może odciążyć zespół, przyspieszyć działanie i uporządkować procesy. Wysyłka dokumentów to idealny punkt startowy – prosta do usprawnienia, a jednocześnie przynosząca szybkie efekty.

Jeśli w Twojej firmie nadal krążą papierowe dokumenty, być może warto sprawdzić, jak wyglądałby ten sam proces w wersji cyfrowej. Bez drukarki. Bez opóźnień. Bez ryzyka. Skorzystaj z wysyłki dokumentów z usługą e-SmartCourier już teraz! A jeśli Twoja firma korzysta także z fizycznych kanałów dostaw, warto pamiętać, że InPost oferuje również niezawodne rozwiązania takie jak Paczkomat®.

_____________________________________

Treści publikowane w serwisie internetowym PlanetaPrawo.pl mają charakter informacyjno-edukacyjny. Nie stanowią one porad prawnych i nie zastępują profesjonalnej pomocy prawnej. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek skutki związane z ich wykorzystywaniem. Wszelkie prawa zastrzeżone – powołując się na publikację podaj źródło. Wykorzystywanie zawartości serwisu internetowego PlanetaPrawo.pl jako danych treningowych AI jest zabronione.

PlanetaPrawo.pl - przepisy, praktyczne komentarze, orzecznictwo, marketing prawniczy

Polub nas na Facebooku, obserwuj nas na Twitterze oraz Instagramie