Forma dokumentowa została wprowadzona do polskiego prawa 8.9.2016 r. za sprawą ustawy z 20.7.2015 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2015 r. poz. 1311). Z treści artykułu dowiesz się, na czym polega forma dokumentowa czynności prawnych oraz kiedy jest ona stosowana.
Formy czynności prawnych
Większość czynności prawnych można dokonać w formie ustnej, a nawet w sposób dorozumiany (per facta concludentia). Dokonujemy ich co dzień, nie zastanawiając się nawet nad tym, że np. kupując gazetę w swoisty sposób „podpisujemy” umowę sprzedaży, a oddając samochód do naprawy zawieramy umowę o dzieło. Niekiedy jednak ustawodawca zastrzega, że dokonanie określonej czynności prawnej wymaga spełnienia formy szczególnej. Powodem takiego stanu rzeczy jest konieczność zapewnienia bezpieczeństwa obrotu. Dzięki temu można z łatwością odtworzyć treść czynności prawnej, a więc wszystko to, co jest w jej ramach „zakodowane” (data dokonania czynności, jej rodzaj, szczegółowe prawa i obowiązki podmiotów prawa itd.).
W obrocie prawnym występują także inne niż ustna lub dorozumiana formy czynności prawnych. Zalicza się do nich:
1) formę dokumentową,
2) formę pisemną,
3) formę pisemną z poświadczoną datą,
4) formę pisemną z poświadczonym podpisem,
5) akt notarialny, oraz
6) formę elektroniczną.
Istota formy dokumentowej
Spośród powyższych najpewniejszą, a jednocześnie najbardziej skomplikowaną oraz kosztowną jest forma aktu notarialnego. Forma dokumentowa znajduje się na przeciwległym biegunie. Zadośćuczynienie formie dokumentowej nie jest zadaniem trudnym. Zgodnie bowiem z art. 77(2) k.c. do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Dokumentem natomiast jest, jak ustawodawca wskazuje w art. 77(3) k.c., nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Powołany przepis zawiera definicję legalną słowa „dokument”, poszerzając jednocześnie jego zakres znaczeniowy w stosunku do języka ogólnego. Do zbioru dokumentów w myśl art. 77(3) k.c. należy wszystko to, co można nazwać „nośnikiem informacji”. Na gruncie dyrektyw językowych wykładni prawa desygnatem tej nazwy jest środek użyty do przenoszenia informacji (https://sjp.pwn.pl/doroszewski/nosnik;5460763.html [dostęp: 28.11.2021 r.). Informacje mogą być przekazywane dowolnymi sposobami. Mogą być to znaki graficzne, ale także dźwięk czy obraz (wyrok SA w Łodzi z 23.6.2020 r., I ACa 392/19, http://orzeczenia.lodz.sa.gov.pl). W piśmiennictwie zauważono słusznie, że definicja dokumentu ma charakter technicznie neutralny. W konsekwencji treść dokumentu może zostać dowolnie ujawniona, a także utrwalona na dowolnym nośniku i przy pomocy dowolnych środków (M. Maciejewska-Szałas, Kilka uwag o formie tekstowej i dokumentowej czynności prawnych, „Gdańskie Studia Prawnicze” 2018, Nr 1, s. 316). Na tym tle z całą pewnością środkiem przenoszącym dane jest kartka papieru, ale także dysk komputerowy, dysk przenośny (pendrive), płyta CD i inne środki umożliwiające zapoznanie się z oświadczeniem woli określonej osoby). W dobie powszechnego użycia poczty elektronicznej dokumentem jest wydruk wiadomości e-mail, a także, jak wskazano w orzecznictwie, wydruk z systemu bankowości internetowej (wyrok SA w Szczecinie z 21.1.2021 r., I ACa 542/20, http://orzeczenia.szczecin.sa.gov.pl). Nośnikiem danych może też być zapis na serwerze, o ile znany jest link umożliwiający odtworzenie zapisanych na serwerze informacji. (wyrok SA w Warszawie z 25.10.2018 r., V ACa 1480/17, http://orzeczenia.ms.gov.pl).
Inaczej niż w formie pisemnej, przy formie dokumentowej nie wymaga się podpisu wystawcy dokumentu, co jest oczywiste zwłaszcza w przypadkach nagrań. Świadczy to przede wszystkim o niskim stopniu jej sformalizowania w porównaniu z formą pisemną.
Zastosowanie formy dokumentowej
Ustawodawca zastrzega formę dokumentową dla pożyczki powyżej tysiąca złotych (art. 720 § 2 k.c.). Jest to forma zastrzeżona jedynie dla celów dowodowych. Ponadto, w myśl art. 77 § 1 k.c. modyfikacja umowy wymaga tej samej formy co jej zawarcie. Jeżeli dla umowy zastrzeżona została forma pisemna ad solemnitatem, jej modyfikacja w formie dokumentowej będzie nieważna. Przykładowo, umowa leasingu powinna zostać zawarta na piśmie pod rygorem nieważności, o czym stanowi art. 709(2) k.c. Aneks do takiej umowy powinien zostać zawarty również na piśmie, pod rygorem nieważności. To samo dotyczy np. umowy o przejęcie długu (art. 522 k.c.).
Natomiast na gruncie art. 77 § 2 k.c., forma dokumentowa powinna być zachowana (ad probationem – art. 74 § 1 k.c.) przy rozwiązaniu za zgodą obu stron, wypowiedzeniu albo odstąpieniu od umowy zawartej w formie dokumentowej, pisemnej albo elektronicznej, chyba że co innego wynika z ustawy lub umowy. Jeżeli np. strony zawrą umowę kontraktacyjną (dla której wymagana jest forma pisemna - art. 616 k.c.), jej rozwiązanie powinno nastąpić co najmniej w formie dokumentowej, chyba że strony umówią się inaczej (wybierając choćby formę pisemną pod rygorem nieważności).
Stan prawny: 28.11.2021 r.
Treści publikowane w Serwisie internetowym PlanetaPrawo.pl. mają charakter informacyjno-edukacyjny. Nie stanowią one porad prawnych i nie zastępują profesjonalnej pomocy prawnej. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek skutki związane z ich wykorzystywaniem. Wszelkie prawa zastrzeżone – powołując się na publikację podaj źródło.
Wniosek pracownika o zmianę rodzaju umowy o pracę
2023-06-27 07:05
Kłopoty ze streamingiem - problem konsumenta czy usługodawcy?
2022-11-02 17:00
Uznanie roszczenia w formie umowy na przykładach
2023-01-04 19:04
Jak modyfikować postanowienia umowy?
2022-10-27 08:19
Rejestracja dźwięku jako działanie nadmiarowe w świetle RODO
2022-12-27 15:15
Przepadek pojazdu będzie tylko fakultatywny
2024-04-25 07:30
Pełnomocnictwo ogólne w praktyce
2023-10-10 10:35
