Monitoring poczty elektronicznej pracownika

Monitoring, tak wizyjny, jak i poczty elektronicznej, stanowi przejaw podległości pracowniczej i odpowiada treści stosunku pracy, na podstawie którego pracownik świadczy pracę na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem. Stosowanie przepisów prawnych traktujących o monitoringu poczty elektronicznej zawsze powinno odbywać się z uwzględnieniem godności i dóbr osobistych pracownika. Szerzej na ten temat w poniższym artykule.

Istota monitoringu poczty elektronicznej

Artykuł 22 (3) k.p. został dodany do Kodeksu pracy na podstawie ustawy o ochronie danych osobowych. Przepis ten obowiązuje od 25.05.2018 r. Unormowanie w nim zawarte należy interpretować wspólnie z zasadami zawartymi w art. 5, art. 6 i art. 9 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.4.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE L 119 z 4.5.2016 r.). O monitoringu poczty elektronicznej pracownika na gruncie polskiego ustawodawstwa pracy czytamy w art. 22 (3) k.p. Według tego przepisu jeżeli jest to niezbędne do:
1) zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz
2) właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy,
- pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika.
Z uwagi na niebezpieczeństwo naruszenia przede wszystkim prawa do prywatności pracownika, omawiana forma monitoringu może zostać zastosowana tylko w określonych zacytowanym przepisem celach. Dodatkowo warto wskazać, że monitoring poczty elektronicznej powinien być „niezbędny” do realizacji tych celów. Pojęcie niezbędności odnosi się do sytuacji, w której osiągnięcie danego celu nie jest możliwe bez zastosowania określonego środka (por. https://sjp.pwn.pl/doroszewski/niezbedny;5460129.html [dostęp: 29.12.2021 r.]). Stosowanie tej formy kontroli nie zawsze będzie więc uzasadnione. Zależy to bowiem od okoliczności konkretnego przypadku. Na marginesie warto wspomnieć, że polskie prawo pracy umożliwia stosowanie także innych niż monitoring wizyjny oraz monitoring poczty elektronicznej form kontroli, do których również stosuje się przepisy art. 22(3) § 1-3 k.p. W ramach przykładu wyróżnić można choćby kontrolę położenia pracownika przy użyciu systemu GPS (szerzej R. Terlecki, N. Szok, Prawo pracy w praktyce, Warszawa 2021, s. 64. Zob. także podane tam źródło).

Obowiązek poszanowania dóbr osobistych pracownika

W każdym przypadku zastosowania monitoringu poczty elektronicznej nie może on naruszać tajemnicy korespondencji. Oznacza to, że nawet jeżeli pracownik korzysta z firmowej poczty elektronicznej w celach prywatnych, a więc wbrew jej przeznaczeniu, pracodawcy nie wolno przeglądać jego prywatnej korespondencji. Pracodawca może dyscyplinować pracownika, jeżeli prowadzi on prywatne rozmowy w czasie pracy, zaniedbując zarazem dobro zakładu pracy, ale w żadnym wypadku nie jest uprawniony do przeglądania jego prywatnej korespondencji. Czyniąc to dopuszcza się naruszenia tajemnicy korespondencji, która wprost została wymieniona w art. 23 k.c. jako dobro osobiste. W konsekwencji naruszenia tajemnicy korespondencji pracownika po jego stronie dochodzi do powstania roszczenia o zaniechanie bezprawnego naruszenia, a w przypadku powstania szkody majątkowej – o odszkodowanie. Na zasadach przewidzianych w Kodeksie cywilnym można również żądać zadośćuczynienia pieniężnego, które odpowiada krzywdzie powstałej wskutek bezprawnego zachowania naruszyciela dobra osobistego. Zapoznanie się przez pracodawcę z prywatną korespondencją elektroniczną znajdującą się na służbowej skrzynce pocztowej pracownika stanowi naruszenie art. 22 (3) k.p. nawet wtedy, gdy zakaz korzystania z firmowej poczty elektronicznej wynika z zakładowego prawa pracy. Jest tak, ponieważ przepisy chroniące dobra osobiste człowieka mają charakter bezwzględnie wiążący. Dobro osobiste jest skuteczne erga omnes i tej jego cechy nie można wyłączyć.
Granica pomiędzy kontrolą pracodawcy nad zachowaniem pracownika a naruszeniem dóbr osobistych, nawet poprzez molestowanie lub mobbing, jest bardzo wąska. Pracodawca stosujący tego typu kontrolę musi mieć na względzie spoczywające na nim obowiązki. W doktrynie prawa pracy zauważono, że zastosowanie określonych środków wskazanej formy monitoringu może skutkować naruszeniem także innych niż tajemnica korespondencji dóbr osobistych pracownika. Zbyt częsta kontrola służbowej poczty elektronicznej może być przez pracownika odebrana jako przejaw braku zaufania. To z kolei może wywołać u niego poczucie poniżenia, a nawet — jako czynnik stresogenny — zagrażać jego zdrowiu. Sposób i zakres monitoringu służbowej poczty elektronicznej pracownika muszą być zatem tak ustalone, by uwzględniały ochronę jego dóbr osobistych (por. M. Kuba, Monitoring poczty elektronicznej pracownika – refleksje na tle nowych regulacji prawnych, „Praca i Zabezpieczenie Społeczne” 2019, Nr 11, s. 34).

Monitoring poczty elektronicznej jako część postanowień aktu wewnętrznego prawa pracy

Do monitoringu poczty elektronicznej przepisy art. 22(2) § 6-10 k.p. stosuje się odpowiednio. Oznacza to, że cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu poczty elektronicznej ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Pracodawca obowiązany jest poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób u niego przyjęty, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. W razie zatrudnienia nowego pracownika, który ma pracować w środowisku objętym monitoringiem, pracodawca ma obowiązek, przed dopuszczeniem tego pracownika do pracy, przekazać mu na piśmie informacje o celach, zakresie i sposobie zastosowania omawianej formy monitoringu. Unormowanie dotyczące monitoringu wizyjnego nakazuje, aby w przypadku jego wprowadzenia pracodawca oznaczył pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem. W przypadku monitoringu poczty elektronicznej pracownicy także powinni zostać poinformowani o fakcie przeprowadzenia monitoringu. Sposób przekazania informacji w tej mierze powinien być dostosowany do realiów tej szczególnej, elektronicznej w swej istocie, formy kontroli.
Poniżej znajduje się przykładowy fragment postanowienia regulaminu pracy dotyczącego monitoringu poczty elektronicznej.

(…)
Art. … .1. W celu ………………………………………. pracodawca stosuje monitoring kont służbowej poczty elektronicznej pracowników poprzez kontrolę wszystkich wiadomości odebranych oraz wysłanych w związku z wykonywaniem obowiązków pracowniczych.
2. Monitoring kont służbowej poczty elektronicznej pracowników stosuje się wyłącznie poprzez możliwość zdalnego wglądu przez pracodawcę do zgromadzonych na danym koncie pocztowym wiadomości, nie częściej niż …………………………… . O każdorazowym zastosowaniu monitoringu konta poczty elektronicznej pracownik jest uprzedzany. W takim przypadku pracodawca informuje szczególnie o dacie, celu i zakresie przeprowadzonej kontroli.
3. Pracodawca stosuje monitoring kont służbowej poczty elektronicznej pracowników w sposób zapewniający poszanowanie tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracowników.
4. Pracodawca stosujący monitoring kont służbowej poczty elektronicznej ma dostęp do informacji o nadawcach i odbiorcach wiadomości, datach i godzinach ich wysyłania i odbierania, jak też treści tych wiadomości. Zakres monitoringu kont służbowej poczty elektronicznej obejmuje wyłącznie komunikację służbową. Pracodawcy nie wolno odczytywać wiadomości prywatnych pracowników, nawet jeżeli wykorzystują oni pocztę w sposób sprzeczny z ustępem poprzedzającym.
(…)

Stan prawny: 28.12.2021 r.

Treści publikowane w Serwisie internetowym PlanetaPrawo.pl. mają charakter informacyjno-edukacyjny. Nie stanowią one porad prawnych i nie zastępują profesjonalnej pomocy prawnej. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek skutki związane z ich wykorzystywaniem. Wszelkie prawa zastrzeżone – powołując się na publikację podaj źródło.