Monitoring w miejscu pracy

Źródło grafiki: https://pixabay.com

Przepisy normujące kwestię stosowania monitoringu w miejscu pracy funkcjonują w Polsce od 2018 r. Na podstawie odpowiednich przepisów Kodeksu pracy pracodawca może stosować w zakładzie pracy zarówno monitoring wizyjny, jak i monitoring poczty elektronicznej, który stwarza ryzyko bezprawnej ingerencji w sferę dóbr osobistych pracownika.Â

Monitoring wizyjny w zakładzie pracy

Stosowanie telewizji przemysłowej nie jest nowością w polskich zakładach pracy. Kamery dają wgląd w stan mienia należącego do przedsiębiorstwa przez całą dobę i ten cel ich używania, choć nie jedyny, wynika explicite z art. 22(2) k.p.

Art. 22(2) § 1. Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring).

Co istotne, pracodawca nie może stosować monitoringu w sposób dowolny. Wyżej przytoczony przepis prawny jednoznacznie odwołuje się do czterech przesłanek stosowania monitoringu wizyjnego. Należą do nich:
1) konieczność zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub
2) konieczność ochrony mienia lub
3) konieczność kontroli produkcji lub
4) konieczność zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Powyższe powody stosowania monitoringu mogą wystąpić łącznie. Nie jest to jednak warunek prawny legalności stosowania monitoringu wizyjnego. Monitoring może być stosowany dla realizacji choćby jednego z tych celów.

Widać też na kanwie powyższego wyliczenia, że stosowanie monitoringu wizyjnego wykracza poza ramy ochrony mienia należącego do pracodawcy. Tego typu rozwiązanie służyć może również kontroli i nadzorowi nad prawidłowym wykonywaniem obowiązków pracowniczych (kontrola produkcji), jak też zapobieganiu powstania szkód spowodowanych niedozwolonymi praktykami związanymi z ochroną istotnych informacji, w szczególności stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa (zob. pkt 4 powyżej).

Warto nadmienić na marginesie, że ujawnianie wykorzystywanie lub pozyskiwanie cudzych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa stanowi czyn nieuczciwej konkurencji, za który należy się poszkodowanemu pracodawcy odszkodowanie na zasadach wyrażonych w ustawie o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Ustawa ta odwołuje się do ogólnych zasad kompensowania szkód majątkowych, obejmujących całkowitą poniesioną szkodę. Tego typu działanie stanowi też wystarczający powód rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Monitoring pomieszczeń

Monitoring wizyjny obejmować może zarówno otoczenie zakładu pracy, jak i pomieszczenia wewnętrzne. W tym drugim przypadku ważne jest wyważenie interesu pracodawcy oraz godności pracowników. Godność należy do sfery dóbr osobistych, a więc niemajątkowych dóbr służących każdemu człowiekowi, skutecznych erga omnes i podlegających bezwzględnej ochronie prawnej.

Zasadniczo monitoringiem nie można objąć pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji któregoś z wyżej wymienionych celów i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.

Uwaga
Monitoring pomieszczeń sanitarnych, jako szczególnie daleko idące rozwiązanie, wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa - uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Przetwarzanie nagrań obrazu

Nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i co do zasady przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin ten ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Po upływie okresu przetwarzania, uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej.

Prawo zakładowe

Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Poniżej znajduje się przykładowe postanowienie regulaminu pracy odnoszące się do monitoringu wizyjnego.

Rozdział …
Monitoring

Art. 45.1. W celu ………………………………………. pracodawca stosuje monitoring wizyjny zakładu pracy oraz terenu wokół zakładu pracy przy użyciu kamer rejestrujących obraz przez całą dobę. Monitoring wizyjny nie obejmuje w szczególności pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek i palarni.
2. Pracodawca przechowuje nagrania pochodzące z monitoringu wizyjnego przez okres 3 miesięcy od dnia ich powstania, po upływie którego podlegają one zniszczeniu, chyba że przepisy prawa powszechnie obowiązującego stanowią inaczej.
3. Pracownicy mają prawo do informacji o sposobie przetwarzania nagrań pochodzących z monitoringu wizyjnego.
4. Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu wizyjnego nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.
5. Przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawca przekazuje mu na piśmie informacje o celach, zakresie oraz sposobie stosowania monitoringu wizyjnego.
6. Wszystkie objęte monitoringiem wizyjnym pomieszczenia oraz teren wokół zakładu pracy pracodawca oznacza w sposób widoczny i czytelny nie później niż 1 dzień przed jego uruchomieniem.
(…)

Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób u niego przyjęty, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.

Ważne
W przypadku wprowadzenia monitoringu pracodawca oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.

Monitoring poczty elektronicznej

Monitoring poczty elektronicznej to odrębna forma kontroli. Dotyczy pracowniczych kont pocztowych, do których pracodawca może mieć dostęp w ramach wewnętrznej sieci zakładowej.

Art. 22(3) § 1. Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej).

Podobnie jak w przypadku monitoringu wizyjnego, pracodawca nie może stosować monitoringu poczty elektronicznej w sposób dowolny. Uzasadnieniem tego typu rozwiązania jest potrzeba zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.

Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Jeżeli więc pracownik, pomimo zakazu wynikającego wprost z regulaminu pracy, używa służbowej poczty do celów prywatnych, pracodawcy nie wolno zapoznawać się z prywatną korespondencją pracownika nie związaną z wykonywaniem obowiązków pracowniczych. Tego rodzaju działanie pracodawcy uzasadnia skorzystanie przez pracownika ze środków ochrony dóbr osobistych określonych w art. 24 k.c.

Art. 24 § 1. Ten, czyje dobro osobiste zostaje zagrożone cudzym działaniem, może żądać zaniechania tego działania, chyba że nie jest ono bezprawne. W razie dokonanego naruszenia może on także żądać, ażeby osoba, która dopuściła się naruszenia, dopełniła czynności potrzebnych do usunięcia jego skutków, w szczególności ażeby złożyła oświadczenie odpowiedniej treści i w odpowiedniej formie. Na zasadach przewidzianych w kodeksie może on również żądać zadośćuczynienia pieniężnego lub zapłaty odpowiedniej sumy pieniężnej na wskazany cel społeczny.
§ 2. Jeżeli wskutek naruszenia dobra osobistego została wyrządzona szkoda majątkowa, poszkodowany może żądać jej naprawienia na zasadach ogólnych.
(…)

Do monitoringu poczty elektronicznej odpowiednie zastosowanie znajdują unormowania prawne o obowiązku ustanowienia w ramach zakładowego prawa pracy celów i zasad jego stosowania, jak też obowiązku informowania pracowników o fakcie jego stosowania przez pracodawcę.

Stan prawny: 11.12.2022 r.

Fragment regulaminu pracy pochodzi z Programu Scripta https://programscripta.pl

Treści publikowane w serwisie internetowym PlanetaPrawo.pl mają charakter informacyjno-edukacyjny. Nie stanowią one porad prawnych i nie zastępują profesjonalnej pomocy prawnej. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek skutki związane z ich wykorzystywaniem. Wszelkie prawa zastrzeżone – powołując się na publikację podaj źródło.