Ruszyły e-Doręczenia

Źródło grafiki: https://pixabay.com/photos/mail-e-mail-e-mail-at-hand-keep-3842930/

Redakcja
2025-01-02 15:30
Komentarze (0)

Od 1 stycznia 2025 r. można oficjalnie wysyłać i odbierać pisma urzędowe poprzez e-Doręczenia. Ile skrzynek do e-Doręczeń należy posiadać? Kto ma obowiązek stosować elektroniczną formę korespondencji?

Czym są e-Doręczenia?

E-Doręczenia są równoważne prawnie z tradycyjną przesyłką poleconą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.Są one usługą zaufania świadczoną na podstawie rozporządzenia eIDAS i norm ETSI. Opisują one m.in. kwalifikowane podpisy elektroniczne, pieczęcie elektroniczne, elektroniczne znaczniki czasu, a także odpowiednie dla nich certyfikaty. E-Doręczenia zastąpią korespondencję na Elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej (ePUAP).

Elektroniczny odpowiednik tradycyjnych przesyłek listowych za potwierdzeniem odbioru (e-Doręczenia) zaczęły powszechnie obowiązywać wraz z początkiem 2025 roku. Od 1 stycznia większość urzędów, instytucji i zawodów zaufania publicznego musi zatem udostępnić obywatelom opcję prowadzenia korespondencji poprzez nowy system.

Komunikacja z obywatelami oraz przedsiębiorcami wkracza w erę cyfrową

Jak wskazuje resort cyfryzacji, digitalizacja kolejnej usługi poprzez uruchomienie krajowego systemu e-Doręczeń usprawni pracę podmiotów publicznych, przyczyni się do szybszej wymiany informacji, a w efekcie skróci czas załatwiania spraw urzędowych. Nowoczesna i w pełni elektroniczna komunikacja z obywatelami oraz przedsiębiorcami to cel, do którego dązy Ministerstwo.

W pierwszym etapie wdrożenia nowego rozwiązania taką formę wymiany korespondencji musi umożliwić większość urzędów marszałkowskich, starostw powiatowych czy urzędów miast i gmin, a także jednostek publicznych oraz przedstawicieli zaufania publicznego. Docelowo adres oraz skrzynkę do doręczeń elektronicznych muszą posiadać wszystkie podmioty publiczne oraz duża grupa podmiotów niepublicznych.

Dla tych osób e-Doręczenia są lub będą obowiązkowe

Nie tylko urzędy mają obowiązek korzystać z e-Doręczeń. Od 1 stycznia 2025 r. osoby wykonujące niektóre zawody zaufania publicznego mają obowiązek posiadania skrzynki do e-Doręczeń. Dotyczy to:

   - adwokata,
   - radcy prawnego,
   - doradcy podatkowego,
   - doradcy restrukturyzacyjnego,
   - rzecznika patentowego,
   - notariusza.

Obowiązek stosowania komunikacji elektronicznej mają również przedsiębiorcy. Tym samym firma będzie zobowiązana do korzystania z e-Doręczeń, jeżeli jest zarejestrowana w Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej (CEiDG) lub Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Adres do e-Doręczeń będą musiały mieć też inne podmioty niepubliczne wpisane do KRS, na przykład fundacje i stowarzyszenia.

Termin na wdrożenie e-Doręczeń, zależy od daty rejestracji firmy w CEIDG albo w KRS:

- firmy, które będą rejestrować działalność w CEIDG albo w KRS od 1 stycznia 2025 roku, założą skrzynki do e-Doręczeń podczas rejestracji
- firmy, które zarejestrowały lub zarejestrują działalność w CEIDG do 31 grudnia 2024 roku, muszą mieć adres do e- Doręczeń od 1 października 2026 roku
- firmy, które zarejestrowały lub zarejestrują działalność w KRS przed 1 stycznia 2025 roku, muszą mieć adres do e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 roku.

Ile skrzynek do e-Doręczeń należy posiadać?

W praktyce może się okazać, że jedna osoba będzie musiała posiadać wiecej niż jedną skrzynkę do doręczeń elektronicznych. Przykładowo, gdy dana osoba fizyczna ma również firmę oraz wykonuje zawód zaufania publicznego, to dla każdej z tych trzech ról zakłada oddzielny adres do e-Doręczeń:

- jako osoba prywatna,
- dla swojej firmy,
- jako osoba, która wykonuje zawód zaufania publicznego.

Czy obywatele muszą korzystać z e-Doręczeń?

Korzystanie z e-Doręczeń przez obywateli nie jest obowiązkowe. Oznacza to, że mogą oni również zrezygnować z tej formy korespondencji.

Usługa hybrydowa

Gdy odbiorca nie będzie miał adresu do e-Doręczeń, urząd wyśle dokumenty elektronicznie, ale zostaną one wydrukowane i doręczone odbiorcy przez operatora wyznaczonego (obecnie to Poczta Polska). Czasami podmioty publiczne będą musiały wybrać usługę hybrydową lub korespondencję papierową ze względu na wymogi prawa.

Należy podkreślić, że usługa hybrydowa, czyli elektroniczno-papierowa (łączona), daje takie samo bezpieczeństwo jak elektroniczna:

- zapewnia tajemnicę korespondencji – jest ona drukowana i kopertowana automatycznie,
- potwierdza tożsamość nadawcy,
- daje wiarygodną informację o tym, jak doręczono wiadomość.

Tylko urzędy i inne podmioty publiczne mogą wysyłać dokumenty w usłudze hybrydowej.

>>Czytam też: Zmiany dla przedsiębiorców w 2025 roku

Źródło:

Komunikat, https://pap-mediaroom.pl/nauka-i-technologie/mc-e-doreczenia-juz-obowiazuja-system-do-wysylki-listow-poleconych-przez

Informacja o e-Doręczeniach, https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/pytania-i-odpowiedzi

_____________________________________

Treści publikowane w serwisie internetowym PlanetaPrawo.pl mają charakter informacyjno-edukacyjny. Nie stanowią one porad prawnych i nie zastępują profesjonalnej pomocy prawnej. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek skutki związane z ich wykorzystywaniem. Wszelkie prawa zastrzeżone – powołując się na publikację podaj źródło. Wykorzystywanie zawartości serwisu internetowego PlanetaPrawo.pl jako danych treningowych AI jest zabronione.

PlanetaPrawo.pl - przepisy, praktyczne komentarze, orzecznictwo, marketing prawniczy

Polub nas na Facebooku, obserwuj nas na Twitterze oraz Instagramie