Tak będzie wdrażany Krajowy System e-Faktur

Źródło grafiki: https://pixabay.com/photos/business-calculator-calculation-861327/

Redakcja
2025-04-13 10:00
Komentarze (0)

Ministerstwo Finansów przedstawiło aktualny stan projektu rozwiązań prawnych, technicznych i biznesowych oraz plan wdrożenia obowiązkowego systemu KSeF.

Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

Krajowy System e-Faktur to platforma do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną.KSeF umożliwia więc wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. W początkowym okresie faktury ustrukturyzowane będą funkcjonowały w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. Pilotaż systemu z udziałem podatników trwa od 2021 roku. Jednak już niebawem KSeF stanie się systemem obowiązkowym.

Ministerstwo Finansów potwierdza obowiązkowy KSeF

Ministerstwo Finansów potwierdziło wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników, czynnych i zwolnionych z VAT. Ponadto przedstawiono aktualny stan projektu rozwiązań prawnych, technicznych i biznesowych oraz plan wdrożenia obowiązkowego systemu KSeF. Jak wskazano w oficjalnym komunikacie, w toku weryfikacji założeń biznesowych i technicznych projektu, resort uwzględnił wszystkie kluczowe postulaty zgłaszane przez przedsiębiorców w zakresie wystawiania e-faktur w KSeF. Przedsiębiorcy mogą jednak zgłaszać dodatkowe uwagi i opinie do projektu do 25 kwietnia 2025 r.

Etapy wdrożenia

Obowiązkowy KSeF będzie wprowadzany w dwóch etapach:

- od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem),
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie) i którzy będą objęci tym obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r.

Z kolei faktury VAT RR dokumentujące nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych nie będą objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF. Możliwość wystawienia tych dokumentów w systemie będzie dostępna od 1 kwietnia 2026 r., a nie jak wcześniej planowano od 1 lutego 2026 r.

Co istotne, do końca 2026 r.

- będzie utrzymana możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących,
- nie będzie kar za błędy związane z fakturowaniem za pośrednictwem KSeF,
- nie będzie obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury (również tych wykonanych w mechanizmie podzielonej płatności (MPP)).

Możliwość wystawiania faktur w tzw. trybie „offline24”

Ministerstwo przygotowało także usprawnienia dla przedsiębiorców, które mają ich wspierać we wdrożeniu KSeF. Najważniejszym rozwiązaniem jest wprowadzenie bezterminowo możliwości wystawiania faktur w tzw. trybie „offline24”. Konstrukcja ta realizuje także dwa postulowane przez przedsiębiorców cele.Po pierwsze, stanowi ułatwienie w wystawieniu i wydaniu faktury na rzecz podmiotów zagranicznych lub tych, które nie posługują się numerem NIP, w sposób dla nich dogodny. Po drugie, z rozwiązania można skorzystać przy trudnościach z wystawianiem i przesłaniem e-faktur do systemu wynikających np. z jakości sieci transmisyjnej. Taki system pozwala na wyeliminowanie obaw przedsiębiorców związanych z wydłużonym czasem oczekiwania na wystawienie faktury w KSeF.

Jak wskazuje resort finansów, zaproponowane rozwiązanie, w połączeniu z uzupełnieniem rozwiązań w zakresie trybu online wystawiania faktur w KSeF, realizuje oczekiwane przez przedsiębiorców rozwiązania, tj.:

- utrzymanie zasady przekazywania wyłącznie w KSeF faktur wystawianych między przedsiębiorcami,
- ułatwienie obiegu faktur w przypadku, gdy nabywca, czy to krajowy, czy zagraniczny nie posługuje się NIP na potrzeby wystawienia tej faktury,
- ułatwienie w identyfikacji obowiązku stosowania KSeF w przypadku podmiotów zagranicznych i krajowych,
- ujednolicenie daty wystawiania faktur w KSeF – zawsze, bez względu na to czy faktura będzie wystawiona w trybie online, czy w trybie offline24, data wystawienia będzie zgodna z tą wskazaną w treści faktury przez wystawcę.

Aplikacja mobilna KSeF

Przedsiębiorcy będą mogli także zarządzać swoimi fakturami korzystając z bezpłatnej aplikacji mobilnej KSeF przygotowanej przez Ministerstwo Finansów. Dla przedsiębiorców korzystających już teraz z dobrowolnego KSeF jest ona dostępna do pobrania bezpłatnie w sklepach Google Play i App Store. Docelowo, zostanie ona zaktualizowana do wersji KSeF 2.0, dzięki czemu obecni użytkownicy będą mogli płynnie przejść do realizacji obowiązku wystawiania e-faktur po 1 lutego 2026 r.

Po uwierzytelnieniu się Profilem Zaufanym, użytkownicy mogą wystawiać, przeglądać oraz bezpieczne udostępniać faktury za pośrednictwem kanałów komunikacji elektronicznej. Aplikacja pozwala zarządzać profilami sprzedawcy, co jest szczególnie przydatne, gdy faktury są wystawiane w ramach różnych przedsiębiorstw. Dodatkowo, aplikacja mobilna pozwala na tworzenie listy nabywców i rachunków bankowych, które są przechowywane w prywatnej chmurze przedsiębiorcy, co realnie skraca czas wystawienia faktury. Poprawna wysyłka faktury gwarantuje, że znajdzie się ona w KSeF. Nabywcy korzystając z Aplikacji Mobilnej KSeF będą mieli również możliwość szybkiej weryfikacji istnienia e-faktury w KSeF.

Faktury masowe

Ministerstwo Finansów utrzymało w projekcie zgłaszane przez przedstawicieli firm wystawianie faktur w KSeF również dla konsumentów. Rozwiązanie to będzie dobrowolne i uprości proces wystawiania takich dokumentów. W odpowiedzi na postulaty rynku, resort zapewni również możliwość dodania załącznika do e-faktury. Załącznik będzie stanowił integralną część dokumentu sprzedaży, a jego treść będzie ustrukturyzowana i opisana w strukturze logicznej FA(3). Spełnia to potrzebę umieszczania przez podatników w załączniku faktury, w sposób dotychczas stosowany, złożonych danych, m.in. w zakresie ceny jednostkowej, miary i ilości.

Źródło:

Komunikat, https://pap-mediaroom.pl/biznes-i-finanse/mf-krajowy-system-e-faktur-plan-wdrozenia-komunikat

Komunikat, https://www.gov.pl/web/finanse/krajowy-system-e-faktur--plan-wdrozenia

_____________________________________

Treści publikowane w serwisie internetowym PlanetaPrawo.pl mają charakter informacyjno-edukacyjny. Nie stanowią one porad prawnych i nie zastępują profesjonalnej pomocy prawnej. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek skutki związane z ich wykorzystywaniem. Wszelkie prawa zastrzeżone – powołując się na publikację podaj źródło. Wykorzystywanie zawartości serwisu internetowego PlanetaPrawo.pl jako danych treningowych AI jest zabronione.

PlanetaPrawo.pl - przepisy, praktyczne komentarze, orzecznictwo, marketing prawniczy

Polub nas na Facebooku, obserwuj nas na Twitterze oraz Instagramie