Whistleblowing: jak powinna wyglądać procedura zgłaszania naruszeń prawa UE?

• Redakcja
• 2023-06-21 08:00
• Komentarze (0)

Polska ustawa o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa pozostaje nadal przedmiotem analiz prowadzonych w ramach Stałego Komitetu Rady Ministrów. Oznacza to, że wciąż w tym zakresie wiodące znaczenie ma unijna dyrektywa. O czym należy wiedzieć konstruując procedurę zgłaszania naruszeń prawa Unii?

Sygnalista jako osoba ujawniająca naruszenia prawa Unii

Jak wskazuje ustawodawca wspólnotowy w motywach przewodnich do dyrektywy 2019/1937  w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz.Urz. UE L z 2019 r. Nr 305, s. 17), osoby pracujące dla organizacji publicznej lub prywatnej lub utrzymujące kontakt z taka organizacją w związku ze swoją działalnością zawodową niejednokrotnie jako pierwsze dowiadują się o zagrożeniach lub szkodach dla interesu publicznego, do jakich dochodzi w tym kontekście. Zgłaszając naruszenia prawa Unii, które są szkodliwe dla interesu publicznego, osoba taka działa jako sygnalista (whistleblower) i tym samym odgrywa kluczową rolę w ujawnianiu takich naruszeń i zapobieganiu im oraz w ochronie dobra społecznego. 

Dokonywane przez sygnalistów zgłoszenia i ujawnianie publiczne dotyczące naruszeń stanowią jeden z elementów oddolnego egzekwowania prawa i polityk Unii. Dostarczają one informacji na potrzeby krajowych i unijnych systemów egzekwowania prawa, umożliwiając skuteczne wykrywanie przypadków naruszenia prawa Unii, prowadzenie postępowań wyjaśniających w sprawie tych naruszeń oraz ich ścigania, tym samym zwiększając przejrzystość i rozliczalność.

Whistleblowing - kategorie zagadnień podlegających zgłoszeniu

Whistleblowing nie dotyczy wszelkich naruszeń prawa. Do kategorii zagadnień podlegających zgłoszeniu należą naruszenia dotyczące wspólnotowych regulacji prawnych w zakresie m.in.:
– zdrowia publicznego, zdrowia i dobrostanu zwierząt,
– ochrony prywatności i danych osobowych oraz bezpieczeństwa sieci i systemów informacyjnych,
– bezpieczeństwa żywności i pasz, produktów i ich zgodności z wymogami,
– bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska,
– ochrony konsumentów,
– zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych oraz zapobieganiu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
– ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego.

Whistleblowing - elementy procedury 

Whistleblowing powinien następować w sposób ustalony przez wewnętrzną, ustanowioną dla danej jednostki procedurę. Na potrzeby zgłoszeń wewnętrznych i działań następczych należy uwzględnić m.in., że:
1) kanały przyjmowania zgłoszeń powinny być zaprojektowane, ustanowione i obsługiwane w bezpieczny sposób, zapewniający ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby trzeciej wymienionej w zgłoszeniu oraz uniemożliwiający uzyskanie do nich dostępu nieupoważnionym członkom personelu. Poniżej przedstawiono fragment projektu procedury przewidującej zgłoszenia ustne i pisemne.

(…)
Art. 26. Zgłoszenia wewnętrznego można dokonać ustnie lub pisemnie:
1) w czasie dyżuru Służby zgłoszeniowej, który odbywa się w siedzibie Pracodawcy w każdy roboczy (określenie dnia tygodnia) …, w godzinach od … do … , 
2) telefonicznie, pod nr …, albo
3) pocztą elektroniczną, na adres e-mail … .
Art. 27. Zgłoszenia można dokonać także anonimowo, w szczególności poprzez skorzystanie ze skrzynki umieszczonej w (opis miejsca) … .
(…);

2) potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia powinno nastąpić w terminie siedmiu dni od jego otrzymania. Poniżej przedstawiono fragment projektu procedury przewidującej potwierdzenie zgłoszenia pisemnego.

(…)
Art. 32. W przypadku zgłoszenia wewnętrznego dokonanego w formie pisemnej Służba zgłoszeniowa potwierdza jego przyjęcie w ciągu siedmiu dni roboczych, w formie pisemnej. Potwierdzenie zawiera informację o członku (członkach) Służby zgłoszeniowej prowadzącym (prowadzących) postępowanie wyjaśniające, jak też o podstawie prawnej, zakresie i czasie przetwarzania danych osobowych zgłaszającego, ze szczególnym uwzględnieniem praw przysługujących mu na podstawie RODO.
(…);

3) obowiązkowe jest wyznaczenie bezstronnej osoby lub bezstronnego wydziału właściwych do podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami, przy czym może to być ta sama osoba lub ten sam wydział, które przyjmują zgłoszenia, które będą komunikować się z osobą dokonującą zgłoszenia i w stosownych przypadkach zwracać się do osoby dokonującej zgłoszenia o dalsze informacje oraz przekazywać jej informacje zwrotne. Poniżej przedstawiono fragment projektu procedury ustanawiającej służbę zgłoszeniową w ramach danej jednostki organizacyjnej.

(…)

Rozdział III.
Służba zgłoszeniowa

Art. 5. Tworzy się Służbę zgłoszeniową, której zadaniem jest przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń wewnętrznych.
Art. 6. Służba zgłoszeniowa składa się z trzech członków wybieranych i powoływanych przez Pracodawcę spośród osób przez niego zatrudnionych, za ich zgodą, na roczną i wspólną kadencję. Imiona i nazwiska członków Służby zgłoszeniowej podlegają niezwłocznemu podaniu do wiadomości zatrudnionych poprzez … .
Art. 7. Powołując członków Służby zgłoszeniowej Pracodawca kieruje się w szczególności potrzebą zapewnienia ich niezależności oraz nieodzownością działania w warunkach wykluczających istnienie konfliktu interesów.
Art. 8. W przypadku ustania stosunku prawnego stanowiącego źródło zatrudnienia pomiędzy Pracodawcą a członkiem Służby zgłoszeniowej Pracodawca niezwłocznie wybiera i powołuje na jego miejsce nowego członka, którego kadencja kończy się wraz z kadencją pozostałych członków. 
Art. 9. Ustanie stosunku prawnego stanowiącego źródło zatrudnienia pomiędzy Pracodawcą a członkiem Służby zgłoszeniowej nie ma wpływu na bieg postępowania wszczętego na skutek dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
(…)

Treści publikowane w serwisie internetowym PlanetaPrawo.pl mają charakter informacyjno-edukacyjny. Nie stanowią one porad prawnych i nie zastępują profesjonalnej pomocy prawnej. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek skutki związane z ich wykorzystywaniem. Wszelkie prawa zastrzeżone – powołując się na publikację podaj źródło. Wykorzystywanie zawartości serwisu internetowego PlanetaPrawo.pl jako danych treningowych AI jest zabronione.