Jak korespondować z urzędami bez aktywnej skrzynki do e-Doręczeń?

Źródło grafiki: https://pixabay.com/photos/spider-monkey-e-mail-letter-637062/

Redakcja
2025-01-14 10:00
Komentarze (0)

Posiadanie skrzynki do e-Doręczeń nie jest obowiązkowe dla obywateli. Ci nadal mogą otrzymywać i wysyłać listy drogą tradycyjną.

e-Doręczenia nieobowiązkowe dla obywateli

System e-Doręczeń to kolejny krok w procesie cyfryzacji państwa, który zapewnia przede wszytskim tańszy sposób wymiany korespondencji między instytucjami publicznymi, przedsiębiorcami i obywatelami. Docelowo będzie on używany przez wszystkie podmioty publiczne oraz dużą grupę podmiotów niepublicznych. Obywatele zostali jednak wyłączeni z obowiazku stosowania cyfrowej korespondencji.

E-Doręczenia, czyli cyfrowy odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru, zaczęły powszechnie obowiązywać wraz z początkiem tego roku. W przypadku wielu instytucji publicznych korzystanie z tej formy korespondencji jest od stycznia 2025 r. obowiązkowe, jednak obywatele mogą zdecydować, czy i kiedy założą skrzynkę do doręczeń elektronicznych. Do momentu podjęcia przez nich takiej decyzji nadal mogą korzystać z dostępnych dotychczas kanałów załatwiania spraw urzędowych.

Dla osób prywatnych korespondencja urzędowa na starych zasadach

Jak informuje Ministerstwo Cyfryzacji, osoby prywatne, które nie założyły jeszcze skrzynki do doręczeń elektronicznych, mogą korzystać z dotychczasowych kanałów służących do korespondencji z instytucjami publicznymi: platforma ePUAP, list polecony lub wizyta w urzędzie.

Jeśli na przykład obywatel kontaktuje się z urzędem poprzez platformę ePUAP, wtedy powinien spodziewać się odpowiedzi tym samym kanałem. Warto pamiętać, że instytucje publiczne piszące do osób prywatnych w sprawach urzędowych, nie mogą inicjować kontaktu poprzez ePUAP – ten sposób komunikacji zarezerwowany jest tylko dla odpowiedzi na wiadomości wysłane najpierw przez obywatela.

Jeśli natomiast to instytucja publiczna chciałaby skontaktować się z osobą prywatną i wysłać jej informację lub dokumenty wymagające potwierdzenia odbioru, wtedy po 1 stycznia 2025 r. powinna skorzystać z Publicznej Usługi Hybrydowej (PUH). Jest ona realizowana w ramach e-Doręczeń i łączy komunikację cyfrową z papierową: podmiot publiczny wysyła korespondencję elektroniczne, która jest następnie drukowana i doręczana osobie prywatnej przez operatora wyznaczonego. Obecnie jest nim Poczta Polska.

W wyjątkowych przypadkach – określonych ściśle w ustawie o doręczeniach elektronicznych – instytucja publiczna może skorzystać w tradycyjnej przesyłki pocztowej. Dla obywatela obie te formy korespondencji, a więc PUH i list polecony, będą wyglądały identycznie – od listonosza otrzyma po prostu przesyłkę za potwierdzeniem odbioru lub w swojej skrzynce pocztowej znajdzie awizo informujące o korespondencji czekającej na poczcie.

Kto ma obowiązek posiadać skrzynkę do e-Doręczeń?

Nie tylko urzędy mają obowiązek korzystać z e-Doręczeń. Od 1 stycznia 2025 r. osoby wykonujące niektóre zawody zaufania publicznego mają obowiązek posiadania skrzynki do e-Doręczeń. Dotyczy to:

   - adwokata,
   - radcy prawnego,
   - doradcy podatkowego,
   - doradcy restrukturyzacyjnego,
   - rzecznika patentowego,
   - notariusza.

Obowiązek stosowania komunikacji elektronicznej mają również przedsiębiorcy. Tym samym firma będzie zobowiązana do korzystania z e-Doręczeń, jeżeli jest zarejestrowana w Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej (CEiDG) lub Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Adres do e-Doręczeń będą musiały mieć też inne podmioty niepubliczne wpisane do KRS, na przykład fundacje i stowarzyszenia.

Termin na wdrożenie e-Doręczeń, zależy od daty rejestracji firmy w CEIDG albo w KRS:

- firmy, które będą rejestrować działalność w CEIDG albo w KRS od 1 stycznia 2025 roku, założą skrzynki do e-Doręczeń podczas rejestracji
- firmy, które zarejestrowały lub zarejestrują działalność w CEIDG do 31 grudnia 2024 roku, muszą mieć adres do e- Doręczeń od 1 października 2026 roku
- firmy, które zarejestrowały lub zarejestrują działalność w KRS przed 1 stycznia 2025 roku, muszą mieć adres do e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 roku.

Czym są e-Doręczenia?

E-Doręczenia są równoważne prawnie z tradycyjną przesyłką poleconą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.Są one usługą zaufania świadczoną na podstawie rozporządzenia eIDAS i norm ETSI. Elektroniczny odpowiednik tradycyjnych przesyłek listowych za potwierdzeniem odbioru (e-Doręczenia) zaczęły powszechnie obowiązywać wraz z początkiem 2025 roku. Od 1 stycznia większość urzędów, instytucji i zawodów zaufania publicznego musi zatem udostępnić obywatelom opcję prowadzenia korespondencji poprzez nowy system.

Źródło:

Komunikat MC, https://pap-mediaroom.pl/polityka-i-spoleczenstwo/mc-jak-osoby-bez-aktywnej-skrzynki-do-e-doreczen-moga-korespondowac-z

_____________________________________

Treści publikowane w serwisie internetowym PlanetaPrawo.pl mają charakter informacyjno-edukacyjny. Nie stanowią one porad prawnych i nie zastępują profesjonalnej pomocy prawnej. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek skutki związane z ich wykorzystywaniem. Wszelkie prawa zastrzeżone – powołując się na publikację podaj źródło. Wykorzystywanie zawartości serwisu internetowego PlanetaPrawo.pl jako danych treningowych AI jest zabronione.

PlanetaPrawo.pl - przepisy, praktyczne komentarze, orzecznictwo, marketing prawniczy

Polub nas na Facebooku, obserwuj nas na Twitterze oraz Instagramie